Missbrauchst du deinen Posteingang als Aufgabenliste?

Na, machst du es auch?

Ich erlebe das sehr häufig und habe es selbst auch schon getan. Aber seitdem ich die 5-Minuten-Regel anwende und meine Mails nach der Bearbeitung aus meinem Posteingang ins Archiv verschiebe, schaue ich gerne in meine Email-Postfach.
Früher hatte ich am Ende des Tages meist mehr ungelesene Mails als morgens. Mein Posteingang wurde total unübersichtlich und ich habe einige Aufgaben schlicht vergessen.

Aber dann habe ich überlegt, wie viel Zeit mir eigentlich durch diese Methode verloren geht. Als erstes lese ich eine Mail und stelle fest, sie enthält eine Aufgabe, die ich nicht sofort erledigen kann. Dann markiere ich sie wieder als ungelesen. So geht es mit der nächsten und nächsten und das über Tage. Jeden Tag schaue ich wieder auf meine ungelesenen Mails und lese sie wieder und wieder. Und so geht es immer weiter…

Jedes Öffnen und Lesen kostet unnötig Zeit und verstopft den Posteingang. Das bedeutet dann für mich Stress, da ich immer das Gefühl habe, etwas zu vergessen.

Heute führe ich eine Aufgabenliste in Outlook und trage die Termine in meinen Kalender ein. Wenn ich mal nach einer Mail suchen muss, ist Outlook voll durchsuchbar und die Mail ist sehr leicht zu finden.

Im nächsten Post erzähle ich euch, wie ihr ganz einfach aus einer Mail eine Aufgabe und einen Termin erstellen könnt, ohne den Inhalt unnötig abtippen zu müssen.


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